Vacature: Office Manager (40u p/w)

OVER VD EVENTS

VD Events is het moederbedrijf van Vunzige Deuntjes. VD is rond 2011 begonnen als klein feestje van twee Amsterdamse studenten en officieel als bedrijf gelanceerd begin 2013. Na evenementen in Bitterzoet en Paradiso is VD  inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste evenementen van het land, met jaarlijks 100+ evenementen verdeeld over 20 steden en jaarlijks 50.000+ bezoekers. VD Events is tevens mede-eigenaar van festival By The Creek en organisator van het Vunzige Deuntjes Festival. Op termijn heeft het bedrijf de ambitie om een grote speler te worden op de festivalmarkt. We zijn gevestigd in de binnenstad van Amsterdam, op loopafstand van Centraal Station.

VD Events hanteert kernwaarden voor haar producten, personeel en alle andere betrokken personen bij het merk en onze avonden. Dit zien we als de sleutel tot succes en een houvast voor een leuk en gezellig bedrijf en een eerlijke behandeling van onze bezoekers. Deze kernwaarden zijn interactiviteit, euforie, diversiteit en toegankelijkheid. VD Events is een bedrijf voor en door iedereen en staat open voor alle vormen van liefde die deze wereld te bieden heeft en wij proberen aan de hand van deze kernwaarden dit zoveel mogelijk terug te laten komen in ons werk.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als officemanager ben je de aanvoerder van het bedrijf en daarom altijd op de hoogte van de laatste en belangrijkste ontwikkelingen. Je focust je op een soepele samenwerking en faciliteert communicatie van alle medewerkers en freelancers en daarnaast zorg je ervoor dat iedereen zijn deadlines haalt. Ook bel je altijd de dag na een evenement met de stagemanagers die het evenement/de evenementen in kwestie hebben gedraaid om een verslag in kaart te brengen en evt issues af te handelen. De officemanager leidt de vergadering en is de persoon die het kantoor in goede banen leidt. Tot slot: jij bent de schakel tussen onze backoffice en het kantoor.

Let op! Het betreft hier een leidinggevende functie binnen het bedrijf.

De taken en verantwoordelijkheden zijn:

  1. Het leiden van de algemene vergaderingen en controleren van alle deadlines in de overige vergaderingen.
  2. Het bijhouden van de algemene agenda.
  3. Openen en sluiten van kantoor, alsmede de verantwoordelijkheid over de algemene gang van zaken op kantoor.
  4. Het samenstellen van verslagen van onze evenementen adhv. input van betrokkenen op de avond zelf.
  5. Op regelmatige basis verslag uitbrengen aan het management.
  6. Het werven en begeleiden van stagiaires.
  7. Wekelijkse check met de backoffice op de lopende administratie.
  8. Bereikbaar zijn tijdens shows voor noodgevallen.

Profiel:

  1. Je bent een vrolijk en stressbestendig persoon die communicatief vaardig is.
  2. Je bent punctueel en zit kort op alle deadlines.
  3. Je bent in staat om slecht nieuws te brengen wanneer het moet.
  4. Je hebt gevoel voor empathie, je bent in staat om je in te leven in anderen om je heen en je houding hier op aan te passen.
  5. Je bent nieuwsgierig en voelt je verantwoordelijk. Je wil altijd weten wat er aan de hand is op welke plek dan ook binnen het bedrijf.
  6. Je bent altijd op zoek naar verbeteringen en mogelijke valkuilen. Je ziet aannames als een gefundeerde basis voor fouten en houdt ervan zaken dubbel te controleren.
  7. Je hebt oog voor detail.
  8. Je helpt mensen graag en mensen kunnen met hun vragen bij jouw terecht.
  9. Je kunt taken uitbesteden en een team aansturen.
  10. Je hebt aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring in deze of een vergelijkbare functie.

Werkdagen: Zondag, Maandag, Dinsdag, Donderdag en Vrijdag
Uren per week: 40 uur.
Salaris: 2500,- inclusief vakantiegeld, exclusief vakantiedagen.

Geïnteresseerd? Solliciteren kan door voor 15 juli jouw CV in te sturen onder begeleiding van een overtuigende motivatiebrief. Deze kun je richten aan Stacey Dijkstra via stacey@vunzigedeuntjes.nl.

Website made in Amsterdam by Causeffect